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第一步:分類 家庭檔案收集齊全后,要對這些檔案資料進行分類,分類的原則按不同載體、不同類型進行,如文書類、聲像類、日記類、證件類等。 第二步:整理 以每位家庭為一個全宗進行整理。根據(jù)載體、類別的不同,選擇以卷或以件為單位,按國家標準和規(guī)范進行整理、編目、編號和排架。文書材料按《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理編目;科技文件保持成套性,按《科學技術檔案案卷質(zhì)量一般要求》進行整理編目;照片按《照片檔案管理規(guī)范》進行整理編目;錄音、錄像、磁盤、光盤等編寫文字說明編目裝盒;字畫以件為單位整理編目;其他大型物品以件為單位整理編目。 第三步:編號 為方便檢索,對每件(份)材料、物品進行編號。編號時要遵循檔案整理辦法中“同一保管期限內(nèi)編流水號”的原則,不能重復;在每份檔案材料的首頁上方加蓋檔號章,編號的位置在檔號章內(nèi),不便直接書寫的,可以書寫在口取紙上,然后粘貼牢固。 第四步:編目 根據(jù)管理和利用家庭檔案工作的不同需要,分別編制目錄。主要包括歸檔文件目錄、案卷目錄和人名索引等。 第五步:裝盒 盒子的外觀、規(guī)格可視檔案材料的形式、材料、大小來選擇。盒子宜選檔案部門推薦的正規(guī)檔案盒,利于保管,便于使用;盒脊背要注明全宗號、分類號、件(卷)號、業(yè)主姓名、盒號等項目,以便查找。 第六步:排列上架 家庭檔案要按照分類排列上架。家庭檔案的分類可根據(jù)每個家庭檔案形成的多少靈活掌握,多則分、少則合。 南城檔案館 二〇一六年十月十四號
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