南城分局四項舉措成功創(chuàng)建省特級檔案綜合管理單位
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2018-12-06 03:01 - 來源：東莞市市場監(jiān)督管理局南城分局
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南城分局高度重視檔案管理工作，在檔案管理過程中堅持四項舉措，不斷規(guī)范，不斷完善，把檔案管理作為加強自身建設、促進事業(yè)發(fā)展的一項重要工作來抓。11月12日，市檔案局正式授予南城分局“省特級檔案綜合管理單位”的榮譽。 一是強化組織領(lǐng)導。南城分局一把手親自抓檔案管理工作，堅持檢查和指導檔案管理工作，建立了檔案管理工作機構(gòu)，成立了檔案管理工作領(lǐng)導小組，由分局副局長任組長，各業(yè)務股室負責人為成員。分局檔案全部實行集中統(tǒng)一管理，建立了綜合檔案室和檔案管理人員崗位責任制，配備1名專職檔案員和4名兼職檔案員，專職檔案員持有市檔案局頒發(fā)的檔案管理崗位證書，檔案員定期學習貫徹《檔案法》、《廣東省檔案管理規(guī)定》，有較強的檔案管理責任意識，以規(guī)章制度的形式依法規(guī)范檔案管理工作。 二是完善硬件建設。為不斷完善檔案管理建設工作，南城分局通過多次申請，成功爭取到現(xiàn)有面積為94平方米的專門檔案室，配備專用庫房，做到了庫房、辦公室、閱文室三分開，并配置了空調(diào)機、溫濕度計等必要設備，還配有打印機、掃描儀、照相機、電腦等，嚴格按規(guī)范化檔案室的建設要求，做到了防盜、防火、防潮、防霉、防蟲、防鼠，為檔案的歸檔整理、開發(fā)利用、保護管理和延長檔案使用壽命創(chuàng)造了良好的條件。而檔案管理工作費用更是納入了每年的財政預算，購買檔案管理和數(shù)字化服務力度逐年加大，檔案建設工作有充足的財政資金作為保障。 三是規(guī)范業(yè)務管理。業(yè)務基礎(chǔ)工作好壞是衡量檔案工作水平高低的重要依據(jù)，南城分局從抓好檔案基礎(chǔ)業(yè)務建設著手，力求達到規(guī)范、統(tǒng)一、合理、科學。在立卷歸檔方面，制定了立卷歸檔制度及分類編號方法，將歷年的各種檔案按規(guī)范編目、編號、裝訂，做到了分類科學、裝訂規(guī)范、排列有序、編目編號系統(tǒng)規(guī)范。建檔資料從2011年開始，至2017年止，共整理了16346卷/件，其中文書檔案2012件，專業(yè)檔案14039卷/件，聲像檔案293張，編制各種目錄24本，全部使用無酸性卷皮檔案盒，并建立了完善的檢索工具，實行統(tǒng)一的電腦管理。在統(tǒng)計鑒定方面，建立了管理臺賬，檔案資料有詳細的收入、移出登記，能按時上報工作情況。成立了檔案鑒定小組，定期開展檔案鑒定工作。在保護管理方面，集中在檔案室統(tǒng)一保管，對各股室新增檔案，每半年進行一次立卷歸檔，年終對全年各股室的檔案進行一次統(tǒng)一清理，同時各股室堅持平時歸卷制度，確定歸檔范圍、保管期限表，確保歸檔資料齊全完整。而硬件設施能滿足永久存放檔案的要求，檔案員經(jīng)常打掃庫房，確保庫房干凈、整潔、管理有序。 四是科學利用檔案。提供綜合利用是檔案管理工作的根本目的和中心任務。南城分局編制了多種檢索工具和檔案庫房存放位置索引，并實行計算機管理和檔案檢索，按不同門類、載體和保管期限，檢索工具系統(tǒng)、科學、準確，編有《檔案目錄》、《發(fā)文匯編》等，檔案管理工作日益科學化、規(guī)范化管理。在做好檢索和編研材料的同時，南城分局堅持完善反饋工作，建立了檔案借閱登記、利用效果登記制度，主動、及時、準確地提供檔案利用信息，使檔案能及時地為分局業(yè)務工作和決策工作提供有價值的檔案資料信息。
